仕事ができる人のデスク周りはきちんと整理されています。あまりに散らかっていると、作業に支障が出てしまいます。製造現場では、整理整頓がなされてこそ、安全と品質を保証すると言われているほどの重要事項なのです。

日本の製造業の代表といえるトヨタは「カイゼン」で世界的に名を馳せています。製造現場は「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ(習慣化)」の５Sをスローガンに、徹底的に無駄を排除しています。これは「必要なものを必要な時に必要なだけ」取り出すための基本であるとしています。

この中でも「整理」と「整頓」は、必要なものと不要なものを区別する行為。具体的には、毎日行う業務の中で、「今必要なもの」「いつか使うもの」「いつまでたっても使わないもの」と３種類に仕分けます。デスクワークでは、３番目の「いつまでたっても使わないもの」は即処分。問題は２番目の「いつか使うもの」の判断です。

ここで重視して欲しいのが「時間」。「いつか」を具体的に定めるのがコツとなります。保管義務のある書類は、デスクではなく期限を明記して収納棚へ。法律や会社のルールに従って分類し、収納していきましょう。ためると後が苦しくなりますから、月に一度など、目安となる個人ルールを作ることをお勧めします。

自分の業績に関する個人ファイルも、今後のキャリアアップに役立つことですので、定期的にきちんと整理し、保管しておきましょう。また、クライアントからの礼状や感謝のメールなども、仕事のモチベーションアップにもつながりますので、保管しておくといいと思います。

仕事には直接関係ないかもしれませんが、残業食や、傘、タオルなど、備えておきたい私物は何かしらあるものです。しかしオフィスであまり生活感を出しすぎるのも考えものですから、必要最小限を目立たない場所にストックしておきましょう。急に異動やリモート勤務を命じられる場合を想定し、あまり私物を増やしすぎないことを心がけたいものです。

整理整頓は間違いなく仕事の効率を上げてくれます。すべてを一気に片付けようとせず、まずは優先順位をつけて整理し、定期的に整頓していく習慣をつけることから始めてみませんか？